Cuando una empresa se depara con innumerables proyectos y planes tácticos después de realizar su planificación estratégica es crucial saber priorizarlos de forma eficaz. Con esa necesidad en mente desarrollamos la Matriz UVRE de Prioridades, una herramienta estratégica que busca clasificar y ordenar proyectos con base en cuatro elementos clave: Utilidad, Viabilidad, Resultado y Eficacia.
La matriz es intuitiva y está compuesta por cuatro variables, representadas por el acrónimo UVRE: Utilidad, Viabilidad, Resultado y Eficacia. Cada elemento se evalúa en una escala de 1 a 5, permitiendo que la clasificación sea más precisa, ya sea por percepción empírica o con base en datos concretos, como encuestas de mercado y análisis financieros.
La Utilidad (U) analiza el valor que el público blanco nota con relación al proyecto, mientras la Viabilidad (V) pondera la inversión necesaria para su ejecución. La variable Resultado (R) relaciona el proyecto a los resultados y a las metas cruciales de la empresa, y la Eficacia (E) verifica la efectividad del plan para obtener los resultados deseados.
Descargue aquí la Matriz UVRE de Prioridades
El llenado de la matriz sigue un proceso intuitivo, con la identificación de los proyectos, sus líderes y respectivos públicos blanco. En la medida que se llena, la clasificación es automática; la Matriz UVRE atribuye una prioridad clara a cada proyecto, facilitando el direccionamiento de recursos y esfuerzos para aquellos con mayor impacto y eficacia. Esa herramienta estratégica permite una gestión más inteligente y asertiva, maximizando los resultados y el alcance de los objetivos trazados.
Con la Matriz UVRE de Prioridades en manos, estudiantes y profesionales de marketing tienen una poderosa herramienta para optimizar sus estrategias, haciendo con que estén más alineadas con las expectativas del público blanco y, al mismo tiempo, viables y eficaces para alcanzar las metas organizativas. Ella representa una guía imprescindible para un abordaje estratégico más eficiente y de éxito en el competitivo universo del marketing.
La actualización periódica de los status de los proyectos permite seguir la marcha y reevaluar prioridades a lo largo del período establecido.
Presentando la MATRIZ UVRE DE PRIORIDADES:
La MATRIZ UVRE se divide en 3 subplanillas (3 pestañas/botones) distintas, pero interconectadas. Al abrir el archivo Excel de la MATRIZ UVRE, inmediatamente podrá visualizar las 3 pestañas en el pie de página de la planilla, que se podrán accionar con el simple clic o, en caso de que lo prefiera, también utilizando los BOTONES que están en la cumbre de cada una de ellas.
Conozca sus funcionalidades, como están estructuradas y la mejor forma de utilizarlas:
CLASIFICACIÓN PROJECTOS UVRE
El llenado de la MATRIZ UVRE comienza SIEMPRE en esa pestaña. Son cuatro las variables que se deben analizar y puntuar para cada proyecto relacionado en la planilla, y que forman el acrónimo UVRE: U – Utilidad, V – Viabilidad, R – Resultado y E – Eficacia. Cada una de ellas se debe clasificar mediante escalas de 5 puntos, pudiéndose realizar considerando apenas una visión empírica de quien a está construyendo, a partir de sus percepciones y experiencias de mercado; o, entonces, para que sea más preciso, considerando inteligencia de marketing, como, por ejemplo, encuesta de mercado para evaluar la percepción del público blanco, parámetros financieros para las escalas de viabilidad y resultado, por ejemplo. A continuación se presenta la definición y contextualización de cada una de esas 4 variables:
a. U – UTILIDAD:
De acuerdo con lo visto en la Tabla Spalding, en la Familia de Elementos – Propuesta de Valor, toda empresa tiene que tener una mirada asertiva y eficaz para comprender cuanto su público blanco notará valor en lo que ella se predispone a ofrecer. Ese pilar de la Matriz UVRE denominado UTILIDAD se propone exactamente a eso, clasificar, en la visión del público blanco, cual será la utilización y percepción de valor que el proyecto y/o la acción de trabajo mencionada en UVRE que obtendrá si se ejecuta. La clasificación deberá oscilar entre una escala de 5 puntos, siendo 01 bajísima o ninguna percepción de valor y 05 altísima percepción de valor.
b. V – VIABILIDAD:
En general, todos los proyectos idealizados por la empresa pueden acabar sufriendo algún tipo de impacto en lo que se refiere a su viabilidad, es decir, cuál es la cantidad de inversión, ya sea financiero, profesional, tiempo, etc. que será necesario para realizar el proyecto o la acción que se propone dentro de UVRE. En ese caso también se debe clasificar considerando una escala de 1 a 5 puntos, donde 01 representa bajísima inversión y 05 altísima inversión.
b. R – RESULTADO:
Todo proyecto tiene un propósito, que puede estar directamente o indirectamente relacionado al resultado deseado por la empresa. Esa variable se refiere principalmente a MCI - Meta Crucialmente Importante(*), es decir, las metas que son esenciales para la empresa o para el sector en un determinado período de tiempo. Con la variable Resultado, clasificamos la relación entre cada proyecto o actividad planificada en UVRE y las metas deseadas por la empresa. La clasificación también varía de 01 a 05, siendo 01 ninguna relación con MCI y 05 una relación total con MCI.
(*)MCI se refiere a una meta específica y prioritaria que, cuando se alcanza, tiene un impacto significativo en los resultados y en el progreso de una organización hacia sus objetivos estratégicos. McChesney, C., Covey, S. R., Huling, J., Moraes, B., Walker, B. & Thele, S. (2012). Las Cuatro Asignaturas de la Ejecución. Alta Books.
d. E – EFICACIA:
El elemento de número 105 de la Tabla Spalding se llama Eficacia & Eficiencia, y es también uno de los pilares clave de UVRE. Este cuarto y último punto de la MATRIZ UVRE se debe considerar como un ítem de validación, es decir, sirve para obligar a la empresa a verificar si el proyecto o actividad que se está planificando en UVRE realmente se está pensando con la máxima eficacia posible o no para alcanzar el mejor desempeño con relación a la UTILIDAD, VIABILIDAD y RESULTADO De esa forma, su llenado se hace considerando también una escala de 01 a 05, donde 01 demuestra que el proyecto en cuestión posee una perspectiva de bajísima eficacia y 05 altísima eficacia. En general, aquí se espera que los proyectos obtengan nota 05, pero, dependiendo del contexto idealizado para el proyecto en cuestión, esa nota puede oscilar.
El llenado de la Matriz UVRE sigue un proceso intuitivo, de acuerdo con lo mencionado anteriormente. Una vez que se comprenden las cuatro variables a analizar, se puede empezar el llenado de la planilla. La matriz posee tres columnas iniciales para la identificación de cada proyecto.
En la primer columna se debe insertar cada uno de los proyectos o actividades identificados en la planificación. Es importante no apenas incluir el nombre del proyecto, pero también una breve síntesis para obtener una referencia de mejor calidad sobre él.
La segunda columna, denominada "Líder", se destina a identificar al responsable por cada proyecto en cuestión.
La tercer columna tiene el propósito de identificar al público blanco para el cual se dirige el proyecto. Esa columna posee una relevancia significativa, pues la identificación del público blanco permite una clasificación más precisa de la primera variable, la Utilidad (U). A final de cuentas, para clasificar la percepción de valor de algo para alguien es fundamental conocer quién es ese alguien.
La Clasificación Automática de la Matriz UVRE
Una vez que cada variable recibe su nota de 01 a 05, la últimas columnas de la Matriz UVRE se llena automáticamente. Cada proyecto recibe una clasificación de PRIORIDAD que puede variar entre NINGUNA, BAJA, MODERADA, ALTA o ALTÍSIMA. La puntuación sigue el siguiente criterio:
Em geral, quanto maior a percepção de valor (nota próxima a 05), menor o investimento (nota próxima a 01), maior a relação com a MCI e o Resultado almejado (nota próxima a 05) e com a maior eficácia (nota próxima a 5), maior será a prioridade do projeto a ser executado.
SEGUIMIENTO & RANKING
Una vez que se haya llenado la PESTAÑA – CLASIFICACIÓN PROYECTOS UVRE, se debe acceder a la SEGUNDA PESTAÑA de la planilla denominada SEGUIMIENTO & RANKING. De acuerdo con la clasificación insertada en la Matriz UVRE – Clasificación Proyectos UVRE, la empresa obtendrá una jerarquía de priorización clara para cada uno de los proyectos a realizar en esa segunda pestaña – de forma AUTOMÁTICA.
Esta PESTAÑA de la planilla tiene un papel de enorme relevancia en la MATRIZ UVRE. Ella será la responsable por el seguimiento periódico de cada uno de los proyectos, mediante el llenado de dos columnas denominadas STATUS y OBSERVACIONES GENERALES (las demás columnas se llenan automáticamente).
La columna STATUS sirve para que la empresa pueda indicar como está la marcha de cada uno de los proyectos, considerando 5 posibilidades, que son:
De la misma forma, al lado de la columna STATUS, hay otra columna que se llama OBSERVACIONES GENERALES. En esa columna la empresa podrá colocar libremente cualquier comentario sobre la marcha del proyecto en cuestión, por ejemplo, si está aguardando la aprobación de alguien, si ya está en la fase de presupuesto, etc.
En la medida que se llena los STATUS y OBSERVACIONES GENERALES, en la cumbre de la planilla habrá un gráfico demostrando, en tiempo real, como es la distribución de sus proyectos POR STATUS, de acuerdo con el ejemplo siguiente:
Se recomienda que el llenado tanto del "STATUS" como de las “OBSERVACIONES GENERALES” se haga solamente después de la aprobación final de la Matriz UVRE por las alzadas competentes. Durante el período establecido para la Matriz UVRE (anual, semestral, etc.), cada líder de proyecto debe actualizarla, informando y documentando el status de cada proyecto en cuestión. Ese proceso se puede hacer remotamente, por medio del compartimiento del archivo para que cada líder inserte sus informaciones, o también presencialmente, permitiendo una visión más amplia del equipo con relación a todos los proyectos. Para una Matriz UVRE anual, es recomendable realizar por lo menos tres momentos de actualización como ese.
IMPORTANTE: Para tener éxito en la utilización de esa PESTAÑA – SEGUIMIENTO & RANKING, úsela APENAS DESPUÉS DE CERTIFICARSE DE QUE NO HABRÁ MODIFICACIONES EN LA PESTAÑA – CLASIFICACIÓN PROYECTOS UVRE. Eso es de extrema importancia porque, mediante la programación existente en la planilla, en caso de que haya cualquier reclasificación en UVRE (nuevas notas o inclusión de nuevos proyectos, por ejemplo), la ORDENACIÓN DE LOS PROYECTOS (RANKING) sucederá también de forma automática, SIN EMBARGO, las columnas STATUS y OBSERVACIONES GENERALES no seguirán esa nueva orden.
DASHBOARD UVRE
Esta tercer PESTAÑA, denominada DASHBOARD UVRE, también será una de las más utilizadas a lo largo del período que la MATRIZ UVRE esté en vigor. Se trata de una presentación automatizada y en tiempo real con indicadores clave de su MATRIZ y de sus PROYECTOS, para el debido seguimiento y rendición de cuentas al final del período establecido para UVRE, de acuerdo con el ejemplo siguiente:
La Matriz UVRE la idealizó Marcos Spalding y contó con la colaboración directa de Caroline Reis y de Jairo Candido.
Marcos Spalding
Magíster en Administración de Empresas por la Universidad de Manchester, profesor, directivo y apasionado del marketing. Obtenga más información sobre el autor.
Caroline Reis
Consultor empresarial, graduado en Gestión Empresarial de FATEC Guaratinguetá, MBA en Gestión y Liderazgo Organizacional de FranklinCovey, con experiencia en mejora continua y metodologías ágiles.
Jairo Cândido Junior
Licenciado en logística y TI, con especialización en las áreas de producción y liderazgo corporativo, certificación green belt, amplia experiencia en mejora de procesos productivos y de manufactura.
